Výrobní firma s daty v Google Workspace, Heliosu a e-mailech
Bezpečná AI nad firemními daty: od úklidu dokumentů po asistenta nad ERP
Firma chtěla AI, ale data byla roztroušená a citlivá. Postup začíná bezpečnou migrací a úklidem, AI přichází až nakonec.
Systém: Google Workspace, HELIOS iNuvio, e-mailVýstup: Migrační nástroj, úklid, AI indexaceRežim: Strategie a vývoj na míruRole: Architekt řešení
Výchozí stav
- Ruční migrace dokumentů přes ZIP narážela na limity délky cest a byla chybová.
- E-mailové schránky měly desítky GB nekonzistentní historie bez vazby na zakázky.
- Vedení nechtělo posílat citlivá data do cizího cloudu.
Co jsem udělal
- Migrační nástroj nad Google API kopíruje dokumenty se zachováním struktury, vazeb a sdílení, originály zůstávají netknuté a každá operace jde do logu.
- Úklid (hromadné přejmenování, přesuny, návrh struktury) běží až po migraci a indexace pro AI až po stabilizaci struktury, aby se nemuselo indexovat znovu.
- U e-mailů platí zásada sběr odteď: nová komunikace se ukládá strukturovaně, historie se zpracovává selektivně.
- Požadavky na AI prochází routerem podle citlivosti: veřejné a technické úlohy do cloudu, interní k providerovi v EU, důvěrné jen na lokálním modelu.
Výsledek: Třífázový postup (migrace, úklid, indexace pro AI) s pilotem na kopii dat a pravidlo, že důvěrná data zpracovává jen lokální model.
Firma má jasnou cestu k AI, která nezačíná nákupem licence, ale pořádkem v datech. Každý krok je nejdřív ověřený na kopii a auditovatelný z logu.
Řešené problémy
- Roztříštěné know-how a nekontrolované používání AI (6× v mé praxi)
- Dokumenty chybí u dokladů v ERP nebo se ztrácí (9× v mé praxi)
Technologie
Google Drive API · Python · SQL Server · RAG a vektorová indexace · lokální LLM (i na Raspberry Pi) · LLM router podle citlivosti dat